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予約システムを作れるWordPressプラグイン Amelia

久々にまともな技術的なことを書きます。笑

WordPressに予約システムを導入する

店舗をもっていて予約システムが欲しいという人は多いと思います。

私も家人に「カウンセリングの予約システムが欲しい」と言われ、いろいろ検討することになりました。
この記事の目的は「できた!可能である」ということをお知らせすることです。

すでにブログシステムWordpressをお持ちならば、プラグインでAmeliaというものがあります。
Wordpressはおそらくあなたの想像以上にポピュラーで、レンタルサーバーサービスなら簡単な質問に答えるだけでWordpressを自動インストールしてくれます。
かっこいいテーマ(外見)を選んで、レスポンシブ対応(パソコンでもスマホでもそれなりの見栄え)にすることなど造作もないことです。

ECサイトをもつとブログ/ホームページは必須となると思うので、もっていない方は検討してみてもいいと思います。
そのWordpressに予約システムを入れているサイトは少なくありません。
ほとんどのサイトに予約システムを導入した人はプロではなく、知り合いのちょっとサーバー知っている人とかが多いようです。
ということはご自身でできなくてもランサーズなどでフリーランスのエンジニアでWordpressを知っている人と交渉する、案件として入札すると安くできるかと思います。一人で十分できる範囲なので会社に依頼するのはカネのムダです。
ましてやいつもながらの悪口ですが、日本のローテクな予約サービスは月額5000円以上が普通なので、小規模ユーザーにはかなりの負担です。

本題に戻ります。
Ameliaでどれくらいのことができるのかは、デモサイトをご覧ください。

なぜAmeliaを選んだかというと、Paypal決済とZoom連携ができるからです。
どちらもカウンセリング業には必須です。
精神が不安定な人が対象ですから、予約するだけしてドタキャンが当たり前に起きます。仕方のないことです。
しかし事前にカード決済でお金をいただいていると起きにくかったり、再スケジュール可能です。
Zoomがオンラインカウンセリングで選ばれる理由は、予約ごとにホストと参加者に特別なURLを発行してくれるからです。
これがいつも決まったURLだと、なにが起きるかわかりません。
たしかに40分を超えるとProプランになりますが、年間20,100円です。月額2000円しないので月に数件の案件があればペイするのではないでしょうか。(予約システムとは無関係にかかる費用です)

このふたつの機能をサポートしてくれている予約システムはあまりありません。
また、Ameliaは海外ではポピュラーで、Wordpress Pluginのサイトだけでも40,000インストールを超えています。

Ameliaの導入についてはあちこち日本語で解説しているサイトがありますが、情報が古かったり、「○○するには」ばかりで、なぜそうするのかわからないかもしれません。
この記事ではAmeliaを使い物にするにあたって私が気づいたことを書きます。

Ameliaは有料版を買う

1サイトたったの1万円です。
月額一万円じゃありません。ライセンス買取りで1万円です。
これが払えないくらいのビジネス規模ならば、最初は自動化するほどではなく手作業でやるべきです。

PaypalとZoomのアカウント

あと、意外に大変なのは決済にPayaplビジネスアカウントを取ることです。
昔は比較的カンタンに取れたのですが、最近は要求された書類を送っても放置されていることが多々あり、催促することが当たり前だと思ってください。今回、新たにPayaplビジネスアカウントを取るために2ヶ月ほどかかりました。
面倒だと思うかもしれません。
しかし、Ameliaがサポートしている決済システムがPaypal, molie(オランダ), stripe, Razorpay(インド)です。
新たにaccountを取るのであれば、stripeは検討してみてもいいかもしれません。

 Zoomのアカウントを取ることは簡単です。
Ameliaで紹介しているZoom Integration ….のスクリーンショットを見ながらやればいいと思います。

Googleカレンダーとの連携もできますが、予約システムを動かすためには必要ないです。
予約した人以外に混雑状況を知らせるには便利かもしれません。

Ameliaの考え方

次の図をみてください。

サービスとそれを提供できる従業員がいれば、予約可能な時間帯として表示されます。
従業員のキャパ以上には予約は取られません。
従業員は基本的に稼働時間で指定しますが、これは毎週同じ時間に働くことになります。
イレギュラーな(例えば、第一水曜日は休むなど)はSpecial Dayで設定します。
サービス提供は時間で設定しますが、サービスを提供した後、準備、休息などに必要な時間を設定できます。
これのおかげでサービスが伸びてしまった場合を考慮した予約が可能となります。
例えば、サービス提供時間は1時間なんだけど、しばしば20分ほど伸びるし、片付けも必要だとなると、後処理時間を40分と指定しておけばいいのです。この場合、予約可能時間も変更されます。

予約

お客さんとのやりとりはWebとメールで行われます。残念ですが、メールの文面のテンプレート(雛形)はすべて英語なので日本語に修正する必要があります。もっとももともとのテンプレートはあまりいい文面じゃないので修正しなきゃ使い物になりません。
この時、お客さん側へ届くメールと、従業員に届くメールの両方があることに注意してください。

予約の変更については、お客さんが予約した時点でAmeliaが専用のページを作る機能があります。
これを利用するとお客さんは自分でWebから予約の変更が可能です。
ただ、そもそもWebの利用になれていないお客さんを前提とするならば、「変更したい場合はメールで知らせてくれ」とするほうが簡単かもしれません。
ダッシュボードから予約を編集できますから、他の予約状況を見て変更可能です。
世の中の予約管理システムは予約変更をサポートしておらず、キャンセルして予約を取り直すというシステムも少なからずあります。

支払い

先にPaypalでの支払いを書きましたが、もちろん現金払いも可能だし、一時金預かりも可能です。
現金払いと銀行振込の場合をAmeliaではOn-Site(オンサイト)と呼んでいます。
この言葉が気に入らない場合は、翻訳ファイルを作り直さなければならないので、よく考えてください。
オンサイトの場合、予約を受けたらいったん「保留」にして入金を確認したら「受付」にダッシュボードからする、という形になります。

イベント

アポイントメントだけではなく、某月某日 特定の時間に開催するイベントの募集にも使えます。
イベントを登録すればいいのですが、実施者を登録しないと開催者側のメール通知が来ないので注意してください。

トラブル経験

いくつか書きます。
なにも設定していないとダブルブッキングが発生しました。
設定にあるAppointmentsSettingの上の行「最大キャパを超えても予約を許す」がデフォルトではオンになってます。なんでだろ。オフにします。

Zoomの契約プランを変更すると、Zoomの設定が消える。
ZoomのBasicプランだと会議は40分までで、多くの人はProfessionalに変更すると思います。
変更すると「雇用者」のZoomのユーザーが消えます。
これが消えるとメタ文字の%zoom_xxx% が設定されず、オンラインカウンセリングの予約連携ができなくなりますので設定しなおしましょう。

全体的に

以上、書いたことをサポートしているAmeliaはとてもコスパのいいプラグインです。
Special Dayの設定がうまくいかないので問い合わせたところ、2日サイクルくらいで返事が帰ってくるのでとてもいいサポートだと思いました。
ちなみにわからなかった内容はSpecial Dayで時間設定を複数登録しようとしました。例えば、5日14:00-15:00, 5日17:00-18:00みたいに。
この場合、同じ日付で登録するとその日の予約がふさがってしまいます。5日14:00-15:00, 17:00-18:00という感じで設定すればOKです。
唯一問い合わせた内容でした。

あと、前日リマインド・メールも自動的に発行されます。

オンライン予約にしてから明らかにアポイントもイベントも埋まる速度が早くなりました。

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